Ett samlingsförvaltningssystem (CMS) är ett viktigt verktyg för museer, arkiv och andra kulturarvsorganisationer. Det används för att hantera artefakter, digitalt material, metadata och samlingsprocesser effektivt och långsiktigt.
Den här guiden diskuterar:
- Vad kännetecknar ett bra samlingsförvaltningssystem?
- Hur man skapar och distribuerar systemet
- Hur man använder och underhåller det
1. Vad kännetecknar ett bra samlingsförvaltningssystem?
Ett bra samlingsförvaltningssystem är:
- Samlingsdriven – Stöder hanteringen av objekt, bilder, dokument och andra tillgångar.
- Metadatarik – Möjliggör omfattande och standardiserade beskrivningar (t.ex. Dublin Core, SPECTRUM).
- Flerspråkig – Stöder flera språk i både gränssnittet och metadata.
- Sökbar – Erbjuder kraftfulla sök- och filtreringsfunktioner.
- Behörighetshanterad – Möjliggör rollbaserad åtkomst till olika funktioner.
- Integrerad – Kompatibel med andra system (t.ex. kartor, Finna, Europeana, DAM-system).
2. Hur byggs systemet upp?
Planeringsfasen:
- Definiera strukturen för samlingen – Objekttyper, samlingar, katalogiseringspolicyer.
- Skapa en datamodell – Vilka fält behövs? (t.ex. objektets namn, tillverkare, tidpunkt, proveniens)
- Välj standarder – Använder du t.ex. SPECTRUM-processer, klassificeringar eller ordlistor?
- Definiera användarroller – Vem kan lägga till, redigera, publicera eller ta bort data?
Genomförandefasen:
- Skapa fält och vyer – Anpassa systemet så att det uppfyller organisationens behov.
- Importera befintliga data – Planera en migrering från äldre system eller tabeller.
- Testa processer – Till exempel katalogisering, digitalisering, publicering och sökning.
- Utbilda din personal – Se till att alla vet hur man använder systemet på rätt sätt.
3. Hur ska jag använda systemet?
- Håll informationen uppdaterad – Uppdatera objektstatusar, platser och beskrivningar regelbundet.
- Dra nytta av sökfunktioner – Använd avancerad sökning, filter och ordlistor.
- Använd versionshantering och förhandsgranskningar – Hantera olika versioner av digitala tillgångar.
- Publicera utvalt material – Ge tillgång till allmänheten, t.ex. genom webbutställningar eller en Finna-integration.
- Dokumentera processer – Skapa interna riktlinjer för katalogisering, digitalisering och publicering.
4. Underhåll och utveckling
- Övervaka användningen och samla in feedback – Utveckla systemet efter användarnas behov.
- Uppdatera ordlistor och klassificeringar – Se till att de är aktuella och konsekventa.
- Gör säkerhetskopior och ta hand om datasäkerheten
- Planera vidareutveckling – Behöver du nya vyer, integrationer eller automatiseringar?