Inledning
CollectionPro använder taggar och behörigheter för att styra synligheten och hanteringen av poster. Synlighetskategorier (till exempel offentlig, intern, arkiverad) är exempel på taggar som avgör vem som kan se en post. Taggar kan dock tilldelas godtyckligt beroende på organisationens behov. Samtidigt styr behörigheter för grupper, pooler och objekttyper vad användaren kan göra med de synliga posterna.
I denna guide kommer vi att gå igenom hur synlighetsklasser (taggar) och behörigheter samarbetar i CollectionPro, och hur de påverkar hanteringen av poster inom pooler.
Synlighetskategorier som taggar
I CollectionPro är synlighetskategorier taggar som fästs vid poster för att hantera deras synlighet. Synlighetskategorier fungerar som filter som begränsar synligheten av poster för användare. De ger dock inte automatiskt behörigheter för redigering, borttagning eller export.
Exempel på synlighetskategorier
Följande synlighetskategorier är exempel på globala taggar, men din organisation kan definiera sina egna taggar baserat på dina behov:
Offentlig (tagg: ”public”)
- Alla användare (inklusive anonyma eller utomstående) kan se posten om de har behörighet att komma åt poolen.
- Användningsfall: Lämpligt för poster som ska vara synliga för alla, såsom offentliga samlingar.
- Exempel: En post med taggen ”public” kopplad till sig är synlig för alla med åtminstone läsbehörighet till poolen.
Intern (tagg: ”internal”)
- Endast användare i organisationen (inloggade användare) kan se posten om de har tillgång till poolen.
- Användningsfall: Används för poster som endast är avsedda för internt bruk inom organisationen.
- Exempel: en post med taggen ”internal” kopplad till den är endast synlig för medlemmar i organisationen som har läsåtkomst till poolen.
Arkiverad (tagg: ”archived”)
- Posten är dold från aktiv användning och är endast synlig för användare med privilegierade behörigheter (till exempel ”Visa arkiverade poster”).
- Användningsfall: Används för poster som har flyttats till arkivet men fortfarande måste finnas kvar i systemet.
- Exempel: En post med taggen ”archived” är synlig endast för administratörer eller användare som har tillgång till arkivet.
Synlighetskategorier (taggar) och behörigheter tillsammans
I CollectionPro samarbetar synlighetskategorier (taggar) med behörigheter för grupper, pooler och objekttyper. Användarens totala åtkomst till posten bestäms enligt följande:
Taggar begränsar synligheten
- Om en post har en ”internal” tagg kopplad till sig kommer externa användare inte kunna se den, även om de har läsbehörighet till poolen.
- Om en post är märkt ”archived” kommer den endast att vara synlig för användare som har tillgång till arkivet.
Gruppers behörigheter avgör möjligheterna till åtgärder
- Även om en post har en ”public” tagg kopplad till sig kan en användare bara redigera eller ta bort den om de har redigerings- eller borttagningsbehörighet till poolen eller objekttypen.
- Exempel: En publik post (med taggen ”public”) är synlig för alla, men endast medlemmar i grupp A kan redigera den eftersom de har redigeringsåtkomst till poolen.
Poolens rättigheter är grunden
- Om en användare inte har behörigheter till poolen kommer de inte att kunna se posten, även om den har ”public”-taggen kopplad till sig.
- Exempel: En offentlig post (med taggen ”public”) är inte synlig för en användare om de inte har läsbehörighet till poolen.
Praktiska exempel
Följande tabell ger exempel på hur synlighetskategorier och behörigheter som fungerar som taggar påverkar synligheten och redigerbarheten för poster i CollectionPro:
| Postens tagg | Användarrättigheter till poolen | Kan användaren se posten? | Kan användaren redigera posten? |
|---|---|---|---|
| public | Läsbehörighet | Ja | Nej (redigeringstillstånd krävs) |
| public | Redigeringsbehörighet | Ja | Ja |
| internal | Läsåtkomst (extern användare) | Nej | Nej |
| internal | Läsbehörighet (intern användare) | Ja | Nej (redigeringstillstånd krävs) |
| archived | Läsbehörighet | Nej | Nej |
| archived | Tillgång till arkivet | Ja | Det beror på redigeringstillstånd |
Sammanfattning
- Taggar är ett flexibelt sätt att kontrollera synligheten av poster och kan tilldelas godtyckligt baserat på organisationens behov.
- Synlighetskategorier är en typ av användning av taggar som begränsar vem som kan se en post.
- Behörigheter för grupper och pooler avgör vad en användare får göra med en synlig post.
- Totala användarbehörigheter är en kombination av taggar, gruppbehörigheter och poolbehörigheter.
I CollectionPro samarbetar synlighetskategorier (taggar) och behörigheter för att erbjuda säker, flexibel och kontrollerad arkivhantering.
Kontakta supporten på tuki (at) communicationpro.com om du behöver hjälp med att konfigurera behörigheter eller taggar.