Johdanto
CollectionPro käyttää tunnisteita (tageja) ja käyttöoikeuksia tietueiden näkyvyyden ja hallinnan ohjaamiseen. Näkyvyysluokat (esimerkiksi julkinen, sisäinen, arkistoitu) ovat esimerkkejä tunnisteista, jotka määrittävät, kuka tietueen näkee. Tunnisteet voidaan kuitenkin määrittää mielivaltaisesti organisaation tarpeiden mukaan. Samalla ryhmien, poolien ja objektityyppien oikeudet ohjaavat, mitä käyttäjä voi tehdä näkyvillä tietueilla.
Tässä ohjeessa käymme läpi, miten CollectionPro:ssa näkyvyysluokat (tunnisteet) ja käyttöoikeudet toimivat yhdessä, ja miten ne vaikuttavat tietueiden hallintaan poolien sisällä.
Näkyvyysluokat tunnisteina (tageina)
CollectionPro:ssa näkyvyysluokat ovat tunnisteita (tageja), jotka liitetään tietueisiin niiden näkyvyyden hallitsemiseksi. Näkyvyysluokat toimivat suodattimina, jotka rajoittavat tietueiden näkyvyyttä käyttäjille. Ne eivät kuitenkaan myönnä automaattisesti muokkaus-, poisto- tai vientioikeuksia.
Esimerkkejä näkyvyysluokista
Seuraavat näkyvyysluokat ovat esimerkkejä yleisistä tunnisteista, mutta organisaatio voi määritellä omia tunnisteitaan tarpeidensa mukaan:
Julkinen (tunniste: ”public”)
- Kaikki käyttäjät (myös anonyymit tai ulkopuoliset) näkevät tietueen, jos heillä on oikeus päästä pooliin.
- Käyttötapaus: Sopii tietueille, jotka tulee olla kaikkien nähtävissä, kuten julkisissa kokoelmissa.
- Esimerkki: Tietue, johon on liitetty tunniste ”public”, näkyy kaikille, joilla on vähintään lukuoikeus pooliin.
Sisäinen (tunniste: ”internal”)
- Vain organisaation käyttäjät (kirjautuneet käyttäjät) näkevät tietueen, jos heillä on oikeus pooliin.
- Käyttötapaus: Käytetään tietueille, jotka ovat tarkoitettu vain organisaation sisäiseen käyttöön.
- Esimerkki: Tietue, johon on liitetty tunniste ”internal”, näkyy vain organisaation jäsenille, joilla on lukuoikeus pooliin.
Arkistoitu (tunniste: ”archived”)
- Tietue on piilotettu aktiivisesta käytöstä ja näkyy vain käyttäjille, joilla on erityisoikeudet (esimerkiksi ”Näytä arkistoidut tietueet”).
- Käyttötapaus: Käytetään tietueille, jotka on siirretty arkistoon, mutta joita tarvitaan vielä säilyttää järjestelmässä.
- Esimerkki: Tietue, johon on liitetty tunniste ”archived”, näkyy vain ylläpitäjille tai käyttäjille, joilla on arkistoon pääsyoikeus.
Näkyvyysluokat (tunnisteet) ja käyttöoikeudet yhdessä
CollectionPro:ssa näkyvyysluokat (tunnisteet) toimivat yhdessä ryhmien, poolien ja objektityyppien oikeuksien kanssa. Käyttäjän kokonaisoikeudet tietueeseen määräytyvät seuraavasti:
Tunnisteet rajoittavat näkyvyyttä
- Jos tietueeseen on liitetty tunniste ”internal”, ulkopuoliset käyttäjät eivät näe sitä, vaikka heillä olisi lukuoikeus pooliin.
- Jos tietueeseen on liitetty tunniste ”archived”, se näkyy vain käyttäjille, joilla on arkistoon pääsyoikeus.
Ryhmien oikeudet määrittävät toimintamahdollisuudet
- Vaikka tietueeseen olisi liitetty tunniste ”public”, käyttäjä voi muokata tai poistaa sen vain, jos hänellä on muokkaus- tai poisto-oikeus pooliin tai objektityyppiin.
- Esimerkki: Julkinen tietue (tunniste ”public”) näkyy kaikille, mutta vain ryhmän A jäsenet voivat muokata sitä, koska heillä on muokkausoikeus pooliin.
Poolin oikeudet ovat perusta
- Jos käyttäjällä ei ole oikeuksia pooliin, hän ei näe tietuetta, vaikka siihen olisi liitetty tunniste ”public”.
- Esimerkki: Julkinen tietue (tunniste ”public”) ei näy käyttäjälle, jos hänellä ei ole lukuoikeutta pooliin.
Käytännön esimerkkejä
Seuraavassa taulukossa on esimerkkejä siitä, miten tunnisteina toimivat näkyvyysluokat ja käyttöoikeudet vaikuttavat tietueiden näkyvyyteen ja muokattavuuteen CollectionPro:ssa:
| Tietueen tunniste | Käyttäjän oikeudeat pooliin | Käyttäjä näkee tietueen? | Käyttäjä voi muokata tietuetta? |
|---|---|---|---|
| public | Lukuoikeus | Kyllä | Ei (tarvitaan muokkausoikeus) |
| public | Muokkausoikeus | Kyllä | Kyllä |
| internal | Lukuoikeus (ulkopuolinen käyttäjä) | Ei | Ei |
| internal | Lukuoikeus (sisäinen käyttäjä) | Kyllä | Ei (tarvitaan muokkausoikeus) |
| archived | Lukuoikeus | Ei | Ei |
| archived | Arkistoon pääsyoikeus | Kyllä | Riippuu muokkausoikeudesta |
Yhteenveto
- Tunnisteet (tagit) ovat joustava tapa hallita tietueiden näkyvyyttä, ja niitä voidaan määrittää mielivaltaisesti organisaation tarpeiden mukaan.
- Näkyvyysluokat ovat tunnisteiden eräs käyttö, jotka rajoittavat, kuka tietueen näkee.
- Ryhmien ja poolien oikeudet määrittävät, mitä käyttäjä saa tehdä näkyvälle tietueelle.
- Käyttäjän kokonaisoikeudet ovat yhdistelmä tunnisteista, ryhmien oikeuksista ja poolin oikeuksista.
CollectionPro:ssa näkyvyysluokat (tunnisteet) ja käyttöoikeudet toimivat yhdessä, jotta tietueiden hallinta on turvallista, joustavaa ja hallittua.
Ota yhteyttä tukeen osoitteessa tuki (at) communicationpro.com, jos tarvitset apua oikeuksien tai tunnisteiden konfiguroinnissa.