Access rights concept

Introduction

CollectionPro tarjoaa joustavan käyttöoikeusmallin, joka perustuu hierarkkiseen rakenteeseen ja tarkkoihin sääntöihin. Käyttöoikeudet voidaan määrittää seuraavien perusteiden mukaan:

• At the user and group level
• Based on pools (folders)
• Using object types and masks
• Through tags and workflows

Tavoitteena on varmistaa, että käyttäjät näkevät ja voivat muokata vain niitä tietoja, joita he tarvitsevat.

Lue lisää

• Näkyvyysluokat ja käyttöoikeudet: Miten tunnisteet (tagit) ohjaavat tietueiden näkyvyyttä poolien sisällä?

Users and groups

• Jokainen käyttäjä kirjautuu järjestelmään (esimerkiksi automaattisesti SSO:n kautta tai kirjautumislomakkeella).
• Käyttäjät voivat kuulua useisiin ryhmiin.
• Ryhmät määrittävät suurimman osan käyttöoikeuksista. Käyttäjälle voidaan antaa myös yksilöllisiä järjestelmäoikeuksia (esimerkiksi hallintaoikeudet).

Esimerkki:

• Ryhmä A: Luku- ja muokkausoikeus pooliin X.
• Ryhmä B: Vain lukuoikeus pooliin X.

Pools

• Poolit ovat käyttöoikeuksien hallinnan perusyksikkö. Ne toimivat kansioina, joihin tietueet sijoitetaan.
• Poolit voivat heijastaa organisaatiorakennetta (esimerkiksi osastot, projektit) tai työnkulkuja (esimerkiksi Käsittelyssä, Julkaistu).
• Käyttöoikeudet voidaan määrittää poolikohtaisesti: luku, muokkaus, poisto ja vienti.

Object types and masks

• Jokainen tietue kuuluu tiettyyn objektityyppiin (esimerkiksi kuva, dokumentti, tapahtuma).
• Maskit määrittävät, mitkä kentät ja toiminnot käyttäjä näkee käyttöliittymässä.
• Näin voidaan rajata esimerkiksi arkaluonteisten tietojen näkyvyys tietyiltä käyttäjäryhmiltä.

Tags & workflows

• Tunnisteet (Tags) ovat joustava tapa hallita tietueiden tilaa, käyttöoikeuksia ja näkyvyyttä.
  • Tunnisteet voivat olla esimerkiksi:
    • Julkinen (kaikki käyttäjät näkevät tietueen)
    • Sisäinen (vain organisaation käyttäjät näkevät tietueen)
    • Arkistoitu (tietue on piilotettu aktiivisesta käytöstä)
  • Tunnisteilla voidaan kontrolloida tietueiden näkyvyyttä poolin sisällä.
• Työnkulut voidaan rakentaa tunnisteiden ympärille (esimerkiksi Kesken, Valmis, Julkaistu).
• Tunnisteiden avulla voidaan myös automatisoida prosesseja (esimerkiksi vienti ulkoisiin järjestelmiin).

Presets

• Esiasetukset nopeuttavat käyttöoikeuksien jakamista ja varmistavat yhdenmukaisuuden.
• Jos käyttäjällä ei ole oikeutta hallita jakamisasetuksia, esiasetukset ovat ainoa tapa jakaa tietueita.

Use cases

• Sisältöperusteinen: Poolit ja objektityypit järjestävät kuvat, videot ja dokumentit.
• Oikeusperusteinen: Osastokohtaiset poolit, joissa jokainen osasto näkee vain omat tietueensa.
• Työnkulkuperusteinen: Poolit ja tunnisteet heijastavat työnkulun vaiheita.