Kokoelmanhallintajärjestelmä (Collection Management System, CMS) on keskeinen työkalu museoille, arkistoille ja muille kulttuuriperintöorganisaatioille. Sen avulla hallitaan esineistöä, digitaalisia aineistoja, metatietoja ja kokoelmaprosesseja tehokkaasti ja pitkäjänteisesti.
Tässä ohjeessa käsitellään:
- Millainen on hyvä kokoelmanhallintajärjestelmä
- Kuinka järjestelmä rakennetaan ja otetaan käyttöön
- Kuinka sitä kannattaa käyttää ja ylläpitää
1. Millainen on hyvä kokoelmanhallintajärjestelmä?
Hyvä kokoelmanhallintajärjestelmä on:
- Kokoelmalähtöinen – Tukee esineiden, kuvien, dokumenttien ja muiden aineistojen hallintaa.
- Metatietorikas – Mahdollistaa kattavan ja standardoidun kuvailun (esim. Dublin Core, SPECTRUM).
- Monikielinen – Tukee useita kieliä sekä käyttöliittymässä että metatiedoissa.
- Hakukelpoinen – Tarjoaa tehokkaat haku- ja suodatusmahdollisuudet.
- Käyttöoikeuksilla hallittu – Mahdollistaa roolipohjaisen pääsyn eri toimintoihin.
- Integroitu – Yhteensopiva muiden järjestelmien kanssa (esim. Finna, Europeana, DAM-järjestelmät).
2. Kuinka järjestelmä rakennetaan?
Suunnitteluvaihe:
- Määrittele kokoelman rakenne – Esinetyypit, kokoelmat, luettelointikäytännöt.
- Laadi tietomalli – Mitä kenttiä tarvitaan? (esim. esineen nimi, valmistaja, ajoitus, provenienssi)
- Valitse standardit – Käytetäänkö esim. SPECTRUM-prosesseja, luokituksia tai sanastoja?
- Määrittele käyttäjäroolit – Kuka voi lisätä, muokata, julkaista tai poistaa tietoja?
Toteutusvaihe:
- Luo kentät ja näkymät – Mukauta järjestelmä organisaation tarpeisiin.
- Tuo olemassa oleva data – Suunnittele migraatio vanhoista järjestelmistä tai taulukoista.
- Testaa prosessit – Esimerkiksi luettelointi, digitointi, julkaisu ja haku.
- Kouluta henkilökunta – Varmista, että kaikki osaavat käyttää järjestelmää oikein.
3. Kuinka järjestelmää kannattaa käyttää?
- Pidä tiedot ajan tasalla – Päivitä esineiden tilat, sijainnit ja kuvaukset säännöllisesti.
- Hyödynnä hakutoimintoja – Käytä tarkennettua hakua, suodattimia ja sanastoja.
- Käytä versiointia ja esikatseluja – Hallitse eri versioita digitaalisista aineistoista.
- Julkaise valikoituja aineistoja – Tarjoa pääsy yleisölle esim. verkkonäyttelyiden tai Finna-integraation kautta.
- Dokumentoi prosessit – Luo sisäiset ohjeet luettelointiin, digitointiin ja julkaisuun.
4. Ylläpito ja kehittäminen
- Seuraa käyttöä ja kerää palautetta – Kehitä järjestelmää käyttäjien tarpeiden mukaan.
- Päivitä sanastot ja luokitukset – Varmista ajantasaisuus ja yhdenmukaisuus.
- Tee varmuuskopiot ja huolehdi tietoturvasta
- Suunnittele jatkokehitys – Tarvitaanko uusia näkymiä, integraatioita tai automaatioita?