Tämä opas kuvaa, mitä tietoja tarvitaan uutta projektia aloitettaessa ja missä järjestyksessä CollectionPro tulisi määrittää. Se toimii käytännön tarkistuslistana projektin suunnitteluun ja toteutukseen.
Tietojen kerääminen
Projektin alussa on tärkeää kerätä seuraavat tiedot asiakkaalta tai käyttäjiltä:
- Tietomalli – Mitä kenttiä tarvitaan?
- Käyttöoikeudet – Mitä käyttäjäryhmiä ja oikeuksia tarvitaan?
- Asennus – Kuinka paljon tiedostoja?
- Migraatio – Onko olemassa olevaa dataa, joka pitää tuoda?
Tietomallin määrittely
Tietomalli määrittää, millaisia kenttiä järjestelmässä käytetään. Vähintään tarvitaan:
- Kentän nimi – Miten kenttä nimetään?
- Kentän tyyppi – Yksirivinen, monirivinen, luettelo, päivämäärä, numero, tiedoston lataus?
- Useita kenttiä – Voiko kenttä esiintyä useammin kuin kerran?
- Luettelotyyppi – Yksinkertainen vai hierarkkinen luettelo?
📖 Lue lisää kenttätyypeistä täältä.
Suositeltavat lisätiedot:
- Pakolliset kentät
- Monikielisyys
- Kentät oletus-, teksti- ja taulukkonäkymiin
- Kentät kokoteksti- ja tarkennettuun hakuun
- Suodattimet
- Jakajat
- Esikatselukuvat
- Metatietojen kartoitus (esim. tiedostoista objekteiksi)
Käyttöoikeuksien hallinta
Käyttäjäryhmien ja oikeuksien suunnittelu on keskeinen osa projektia. Tarvittavat tiedot:
- Ryhmien nimet ja roolit
- Ryhmäkohtaiset käyttöoikeudet
- Todennusratkaisut (esim. SSO)
- Tagit ja työnkulut
- Poolien nimet ja käyttöoikeudet
- Sallitaanko:
- Anonyymi pääsy?
- Itserekisteröinti?
- Kokoelmien jakaminen?
📖 Lue lisää käyttöoikeuksista täältä.
Asennus (jos on-premises)
Jos järjestelmä asennetaan paikallisesti, tarvitset seuraavat tiedot:
- Tallennustilan koko (esim. S3, levy)
- Arvioitu tiedostojen määrä
- Käyttöliittymän URL
- Todennusratkaisut (esim. LDAP, SSO)
Migraatio
Jos et aloita tyhjältä pohjalta, kartoita olemassa olevan datan rakenne ja tuo seuraavat tiedot:
- Mitä dataa tuodaan?
- Mistä järjestelmästä?
- Miten kentät vastaavat toisiaan?
- Tarvitaanko muunnoksia tai yhdistämistä?
Testaus ja validointi
Ennen tuotantoon siirtymistä on tärkeää testata järjestelmän toimivuus:
- Onko tietomalli oikein määritelty ja toimiva?
- Toimivatko käyttöoikeudet odotetusti eri käyttäjäryhmille?
- Onko tiedostojen lataus, haku ja esikatselu kunnossa?
- Onko migraatio onnistunut ja data oikein kartoitettu?
Vinkki: Luo testikäyttäjiä eri rooleilla ja testaa käyttöliittymän näkymät ja toiminnot heidän kauttaan.
Dokumentaatio ja koulutus
Hyvin dokumentoitu järjestelmä helpottaa käyttöä ja ylläpitoa:
- Luo ohjeet käyttäjille (esim. tiedostojen lataus, haku, metadatan muokkaus)
- Dokumentoi tietomalli ja käyttöoikeudet
- Järjestä koulutuksia tai käyttöopastuksia
Ylläpito ja jatkokehitys
Projektin valmistuttua on hyvä suunnitella myös jatkuva kehitys:
- Miten palautetta kerätään käyttäjiltä?
- Kuka vastaa ylläpidosta ja päivityksistä (on-premises)?
- Tarvitaanko uusia kenttiä, näkymiä tai integraatioita tulevaisuudessa?