Johdanto
CollectionPro tarjoaa joustavan käyttöoikeusmallin, joka perustuu hierarkkiseen rakenteeseen ja tarkkoihin sääntöihin. Käyttöoikeudet voidaan määrittää:
- Käyttäjä- ja ryhmätasolla
- Poolien (kansioiden) perusteella
- Objektityyppien ja maskien avulla
- Tunnisteiden ja työnkulkujen kautta
Tavoitteena on varmistaa, että käyttäjät näkevät ja muokkaavat vain niitä tietoja, joita he tarvitsevat.
Käyttäjät ja ryhmät
- Jokainen käyttäjä kirjautuu järjestelmään (automaattisesti esim. SSO:n kautta tai kirjautumislomakkeella).
- Käyttäjät voivat kuulua useisiin ryhmiin.
- Ryhmät määrittävät suurimman osan käyttöoikeuksista. Käyttäjälle voidaan antaa myös yksilöllisiä järjestelmäoikeuksia (esim. hallintaoikeudet).
Poolit
- Poolit ovat käyttöoikeuksien hallinnan perusyksikkö. Ne toimivat kansioina, joihin tietueet sijoitetaan.
- Poolit voivat heijastaa organisaatiorakennetta (esim. osastot, projektit) tai työnkulkuja (esim. Käsittelyssä, Julkaistu).
- Käyttöoikeudet voidaan määrittää poolikohtaisesti: luku, muokkaus, poisto, vienti.
Objektityypit ja maskit
- Jokainen tietue kuuluu tiettyyn objektityyppiin (esim. kuva, dokumentti, tapahtuma).
- Maskit määrittävät, mitä kenttiä ja toimintoja käyttäjä näkee käyttöliittymässä.
- Näin voidaan rajata esimerkiksi arkaluonteisia tietoja tietyiltä käyttäjäryhmiltä.
Tunnisteet ja työnkulut
- Tunnisteet (Tags) ovat joustava tapa hallita tietueiden tilaa ja käyttöoikeuksia.
- Työnkulut voidaan rakentaa tunnisteiden ympärille (esim. ”Kesken”, ”Valmis”, ”Julkaistu”).
- Tunnisteiden avulla voidaan myös automatisoida prosesseja (esim. vienti ulkoisiin järjestelmiin).
Esiasetukset (Presets)
- Esiasetukset nopeuttavat käyttöoikeuksien jakamista ja varmistavat yhdenmukaisuuden.
- Jos käyttäjällä ei ole oikeutta hallita jakamisasetuksia, esiasetukset ovat ainoa tapa jakaa tietueita.
Käyttötapaukset
- Sisältöperusteinen: Poolit ja objektityypit järjestävät kuvat, videot ja dokumentit.
- Oikeusperusteinen: Osastokohtaiset poolit, joissa jokainen osasto näkee vain omat tietueensa.
- Työnkulkuperusteinen: Poolit ja tunnisteet heijastavat työnkulun vaiheita.